2016年3月25日

相手を不快にさせない基本の振るまい

デザイナーが身につけておくべき取引先向けの基本ビジネスマナー12選

デザイナーが身につけておくべき取引先向けの基本ビジネスマナー12選

インハウスのデザイナーは社外交渉や接客をする機会が少ないと思いますが、フリーランスのデザイナーは営業も自分で行う必要があります。
正しいビジネスマナーが身についていないと、大事な交渉の場で失礼な振るまいをして相手を不快にさせてしまうかもしれません。
今回は、デザイナーも知っておきたい取引先向けの基本ビジネスマナーをまとめてご紹介します。
「ビジネスマナーぐらい知っている」と思う方も、改めて確認してみてください。


電話応対のマナー

1.電話の出方

電話がかかってきたらなるべくお待たせしないで出るのがマナーです。
職場の上司やビジネスマナー研修などで、3コール以内に出るよう教えられた方も多いのではないでしょうか。
長くお待たせしてしまったときは、「お待たせしました」の一言を添えると丁寧です。
電話に出たら、「お電話ありがとうございます。◯◯株ございます」や名前を名乗ります。
取引先やクライアントからの電話の場合は、相手が名乗った後に「いつもお世話になっております」と挨拶します。
これはビジネスにおける定番の挨拶で、自分に面識がない相手でもこの挨拶を添えるのが無難です。

2.電話が聞こえにくい場合

電波状況が悪い、周囲が騒がしい、相手の声が小さくて声がよく聞こえないときは、「申し訳ございません、お電話が少し遠いようなのですが」と聞こえにくいことを相手に伝えます。
相手に同じ言葉を繰り返させたり、大きな声で話したりしてもらうのは気が引けるかもしれませんが、聞こえないのに聞こえるフリをすると要件を伺えずトラブルの原因になり、返って迷惑をかけてしまいます。
きちんと聞き返して、確かに要件を伺ってください。

3.保留が長くなる場合は折り返しの電話を提案する

担当者がなかなかつかまらなかったり、確認に時間がかかってしまい、保留が長くなる場合は折り返しの電話を提案しましょう。
保留の時間は30秒ぐらいを目安にするとよいでしょう。
明確なルールが定められているわけではありませんが、2012年のgooランキングの調査によると、「我慢できる電話の保留時間」は1位が1分、2位が30秒ですので、このあたりが無難といえます。

出典元:我慢できる電話の保留時間ランキング - gooランキング
http://ranking.goo.ne.jp/ranking/category/999/endurance_DwShVNwX4kBd_all/

待たせている方はたった30秒と思うかもしれませんが、待っている方は長く感じるものですし、フリーダイヤルでない場合は相手が負担する電話料金も増えてしまいます。
もし、確認に時間がかかることがわかっている場合は、保留する前に折り返し電話を提案しましょう。

4.電話の切り方

電話を切るときは、相手が切ったのを確認してから切ります。
もし、相手がこちらから切るのを待っているような雰囲気なら、音を立てないようにそっと切るとよいでしょう。
ガチャンと音を立てて切ると相手を不快にさせてしまいますので、受話器を置く前に電話のフックを指で押し、電話が切れたのを確認してから受話器を置きましょう。


名刺交換の仕方

5.名刺を出す順番

名刺交換は、目下の人から先に渡すのがマナーです。
ビジネスにおける目上・目下の基準は、お金を出す側・仕事を依頼するが目上、お金をいただく側・仕事をいただく側が目下となります。
クライアントと会うときや営業先で挨拶をする際は、こちらから先に名刺を渡します。

6.複数名で名刺交換をするときの順番

上司や部下と一緒のときや相手が複数名の場合、名刺交換には順番があります。
お互いの役職が高い者同士から交換していくのが基本です。

7.名刺の差し出し方

目下の人が名刺を差し出す際は、相手が差し出した名刺の高さよりも低い位置で、両手で差し出すのがマナーです。
名刺を差し出す際は軽くお辞儀をし、「△△と申します」と名乗ります。
相手の名刺を受け取る際は、「頂戴いたします」と一言添えます。

8.受け取った名刺の扱い方

受け取った名刺は、すぐに名刺入れやポケットにしまってはいけません。
テーブルに着席した場合は、名刺入れの上に乗せテーブルの上に置いておきます。
置く位置は、自分から見て左側です。
複数名で名刺交換した場合は、相手の着席順に並べます。
一番役職が高い人の名刺を名刺入れの上に置き、その他の人の名刺はその横に着席順で並べるのがマナーとされています。

9.名刺をしまうタイミング

名刺をしまうタイミングはなかなか難しいですが、相手がしまうタイミングに合わせるなど、その場の雰囲気に応じて判断します。
訪問している立場で、相手がまだ名刺をしまっていないのに自分が先にしまうのは失礼にあたるので、相手がしまうのを待ちます。


上座、下座

10.お店での上座、下座

基本的に、入口から最も遠い席が上座で、入り口に最も近い席が下座ですので、お店では目上の人に入り口から最も遠い席に案内しましょう。
ただし、上座の譲り合いになった際は頑なに断り続けるのも考えものです。
1~2回断って、なお上座を勧められるようなら素直に言葉に甘えましょう。

11.車内での上座、下座

タクシーなどの車内では、運転席の後ろの席が上座で、助手席が下座となります。
乗車定員4名のタクシーの場合は、上座から順に、運転席の後ろ>助手席の後ろ>中央>助手席です。
ただし、助手席を好む方もいますので、目上の方が助手席に座りたいと言ったときには無理に上座を進めない方がよいこともあります。

12.エレベーターでの上座、下座

エレベーター内では、操作盤の対角に位置する場所が上座になり、操作盤の前が下座になり、目上の人に先に乗ってもらい、降りる際も先に降りてもらうのがマナーです。
操作盤が入り口の右側にある場合は、左奥が上座、左側にある場合は右奥が上座になります。
乗降の際には、昇降ボタンを押すか、ドアを押さえて閉まらないようにしましょう。


最後に

ビジネスマナーには絶対の正解や明確な根拠がないものもあるので、そんな曖昧なものに従う必要はないと思うかもしれません。
しかし、あえて相手を怒らせたり、不快にさせたりするリスクを負う必要はないでしょう。
どれくらいマナーを守るべきか、どの程度ラフでも許されるのかは人によって異なりますので、初めのうちは礼儀正しく、付き合いが深まるにつれて様子を見ながら徐々に砕けていくのが無難です。

 


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